В частности, помочь в достижении поставленной цели может специальный продукт 1С. Эта разработка является практически универсальной и подходит для компаний разного масштаба. Главное − правильно выбрать конфигурацию и понять, как ведётся документооборот в 1С.
Особенности функционала
Автоматизация документооборота на базе продукта 1С откроет перед вами такие возможности:
- обеспечить правильное и безопасное хранение документов;
- быстро выполнять их регистрацию;
- создавать и проводить обработку документации разного характера (входящей и исходящей, распорядительной и информационной, справочной и договорной);
- разграничить права доступа пользователей к определённым файлам;
- вести контроль создания, утверждения и исполнения распоряжений;
- осуществлять загрузку документов со сканера, из электронной почты в автоматическом режиме.
Специфика делопроизводства в 1С
Программное решение 1С даёт возможность работать с внутренними, входящими и исходящими документами. Доступ осуществляется с помощью меню «Документы и файлы», в котором необходимо выбрать требующийся пункт.
Регистрация входящих документов выполняется следующим образом:
- внесение в базу;
- рассмотрение уполномоченным сотрудником;
- передача на исполнение.
Сведения о входящих документах находятся в специальном журнале. Здесь же можно выполнять необходимые операции (печать, отправка и т. д.).
Исходящая документация готовится как ответ на входящую. В итоге формируются удобные цепочки, которые позволяют не запутаться в большом объёме информации. Для исходящих документов также есть отдельный функциональный журнал.
Внутренняя документация консолидируется в папках в зависимости от своей специфики (организационно-распорядительная, информативно-справочная, служебная). Программное решение 1С позволяет выстроить сценарий прохождения документа от создания и согласования до утверждения и присвоения уникального номера. Последний зависит от особенностей внутреннего распорядка, текущей даты, отдела.
Преимущества автоматизации документооборота
Практическое применение программных продуктов 1С для ведения документооборота даёт такие положительные результаты:
- упрощение хранения и учёта документов;
- снижение временных затрат на их подготовку и обработку;
- гибкость присвоения регистрационного номера и работы с документами в целом.
Чтобы внедрение 1С для делопроизводителей было правильным и быстрым, стоит обратиться к специалистам. Профессиональные услуги готовы предоставить сотрудники Programs93.
