Обновим 1С с гарантией сохранности базы
Поможем с 1С 24/7, без выходных
Установим сервисы 1С бесплатно
Оперативно решим любые задачи по 1С
Обновим 1С с гарантией сохранности базы
Поможем с 1С 24/7, без выходных
Установим сервисы 1С бесплатно
Оперативно решим любые задачи по 1С
В процессе осуществления бизнеса, у хозяйствующих субъектов возникает необходимость оптимизации механизма обмена документами. Разумеется, у крупных организаций много документации и при работе с ней появляются прецеденты: регулирование контрактов затягивается, пропадают бумаги, а отслеживать действия персонала гораздо проблематичнее. С целью оптимизации данного процесса, кураторам необходимо подыскать результативные методы.
В таком случае решить проблему поможет инновационная система ECM (Enterprise Content Management). В отношении компании 1С она презентована компьютерной программой «1С:Документооборот». Данное разрешение содержит механизм регулирования процессов предпринимательства, бумагами и деятельностью работников фирмы.
Возможности программы «1С:Документооборот» выработаны на базе опробованных технологий и наработок. Отметим, что в их основу положена задача создать в организации оборот документов в электронном виде, улучшить процесс, создать условия для контроля исполнения заданий также упорядочить административную работу.
Разрабатывая программный продукт «1С:Документооборот», создатели приняли во внимание нынешнюю эпидемиологическую ситуацию, при которой персоналу необходимо переключаться на дистанционную деятельность. С этой целью в структуру введен обновленный вспомогательный потенциал, который способствует результативной деятельности работников на удаленке.
Кроме того, далее в этой публикации будет проанализированы совокупные и вспомогательные возможности концепции «1С:Документооборот».
Программный продукт «1С:Документооборот» представляет собой структуру со значительным функционалом способностей, которые возможно использовать для ведения документации, регулирования действий и объединенной деятельности персонала. Вдобавок, при его поддержке возможно осуществить:
Проведем детальный анализ ключевых функциональных модулей структуры «1С:Документооборот».
В свою очередь узел деятельности с соглашениями в системе «1С:Документооборот» дает возможность просто формировать контракты и иные необходимые документы. С такой целью в структуре разрешается предварительно организовать требуемые алгоритмы. В данном программном продукте реализована возможность включать и прослеживать движение согласно согласования, выполнения также подписания контракта. Помимо прочего, составитель важного документа может отслеживать процедуру выполнения задания в действительных временных рамках.
Алгоритм действий при формировании соглашений на базе «1С:Документооборот»:
Обратите внимание на то, что механизм системы устроен так, что имеет возможность в автоматическом режиме пролонгировать соглашение, прослеживать период вручения контрагенту также осуществлять контроль сроков выполнения стадий действий.
В систему «1С:Документооборот» заложена возможность формировать важные документы в согласовании с внутрикорпоративными нормативами фирмы. С этой целью в структуре разрешается составлять требуемые алгоритмы и формуляры.
Работая с программой, вы получаете возможность прослеживать любой выработанный акт, осуществить проверку на сколько качественно он формируется. Кроме того, для сохранности просканированных документов, в системе предусмотрена общая база информации, с помощью которой всегда возможно проследить место где в данное время находится интересующий вас файл.
Вдобавок, находясь в структуре, возможно выполнение следующих операций с документами: согласовывать, подтверждать, анализировать, разрабатывать также осуществлять контроль исполнительской дисциплинированности.
Всю корреспонденцию поступающую к вам и также ту, которую требуется отправить можно систематизировать в системе «1С:Документооборот». Для сохранности документов в программе предусмотрены определенные журналы. Кроме того, в ней имеется возможность установить показ информации в варианте перечня, классифицировать согласно отправителя либо по типу важных документов. Чтобы быстро находить нужный файл, обращайтесь к функции быстрый поиск. Причем, тут вы сумеете привести в действие требуемую процедуру согласно акту. К примеру, направить документ на выполнение, распечатать его, переслать по электронной почте.
Необходимо заметить, что настроив право допуска, обслуживающий персонал сможет собственными силами устанавливать структуру, последовательность и формировать столбцы перечня.
Для осуществления контроля за процессами передвижения документов, в структуре используется назначение отвечающего работника за любым из них. К примеру, проследить движение документа: был ли по нему возврат либо какой контрагент занимается его согласованием.
Отметим, что в системе для любого документа присваивается определенный статус, который отображает его местонахождение в настоящее время. В целом установлено пять видов таких положений:
Кроме того, для изменения статуса в границах, определенных настройками операций бизнеса, в системе разработано два режима: ручная либо автоматическая подстройка. Разумеется, в случае необходимости, возможно внести ограничения или совсем наложить запрет работникам изменять статусы бумаг ручным способом.
Используя поддержку доклада «Документы, находящиеся у корреспондентов», отвечающий за работу с бумагами пользователь осуществляет контроль за их выполнением. В данном докладе полностью отражается продвижение бумаг фирмы в настоящий момент. В случае потребности отчет возможно создать и направить куратору.
Используемое разрешение «1С:Документооборот» удерживает следующих три варианта подписи в электронном виде:
Как видите, электронная подпись необходима в целях подтверждения суверенности важного документа и персоны, подписывающей бумаги. В случае необходимости кодирования файлов возможно применение интенсивной и квалифицированной подписи.
Разумеется, у вас будет возможность визировать ряд важных документов, файлов, виз либо резолюций. У рассматриваемой системы есть способность поддерживать другие программные обеспечения, которые удерживают интерфейс типа Crypto API. К примеру: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. При этом, в общей информативной основе вы сумеете применять одновременно ряд криптографических программ.
Отметим, что для сберегания сведений касательно ЭЦП имеются определенные журналы, отражающие данные в форме перечня бумаг и файлов. Совсем нет необходимости контролировать подпись при каждом обращении к документу. Чтобы подпись в документ вводилась в автоматическом режиме, необходимо нажать на клавишу «Подписать» в карточке нужного документа либо файла.
Упорядочить деятельность с поддержкой стандартных либо инновационных механизмов позволяет разрешение «1С:Документооборот». Отчетливо спланировав алгоритм продвижения документов, вы сумеете наладить автозапуск действий в связи с ситуацией либо с мероприятиями.
Вдобавок, продвижение согласно стадиям хода возможно проследить используя поддержку докладов либо войдя в картку важного документа.
Рассмотренные действия разрешают производить оценку действий сотрудников и определять коэффициент производительности. К примеру, у вас появится возможность проследить соблюдение временных рамок выполнения любых документов, результат их исполнения, наличие переносов также указание итогов урегулирования.
В целом структура располагает девятью стандартными операциями:
Для каждой операции разработана определенная схема действия, какую вам следует настраивать согласно особенностям работы, интересующей вас компании, Далее детальнее проанализируем три самых распространенных операции.
Данный тип стандарта используется с целью согласовывания бумаг либо файлов. Кроме того, чтобы осуществить маршрутизацию, употребляется согласование трех видов:
Отметим, что роль согласующего способен представлять определенный сотрудник либо, к примеру, «Бухгалтер». Так в отношении итога действий ответ на задачу можно представить в виде трех заключений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Само решение может быть закреплено поддержкой ЭЦП.
Процесс «Рассмотрение» наиболее часто используется с целью важных документов, для которых необходимо распоряжение отвечающей персоны. К примеру, данным является поступившее бизнес предложение либо должностное письмо. При этом, чтобы выполнить анализ бумаг, возможно применить следующих три метода:
В свою очередь, процедура признается завершенной, когда бумаги приобретут положение «Рассмотрено» и в них занесут постановление. В случае надобности применяется ЭЦП.
Данная операция в разрешении «1С:Документооборот» используется с целью выполнения бумаг либо заданий. Чтобы осуществить контроль и оценить результаты исполнения действий, для этого необходимо, ответственного за контроль, обозначить в картке нужного документа либо в процедуре.
Процедура «Исполнение» наделена тремя алгоритмами перемещения документов:
При этом временные рамки возможно определить, применяя надлежащие методы:
В настоящее время проект «1С:Документооборот» дает возможность свободно проводить работы с корреспонденцией в электронном виде оставаясь в программе. Кроме того вся информация размещается в единой основе с общим интерфейсом. Причем, в данную структуру возможно одновременно подключить ряд адресатов почты.
Важно отметить, что используя возможности электронной почты, вам станет проще устанавливать задания для себя либо давать поручения пользователям, рассматривать сведения по бумагам, фиксировать переписку касательно вопросов либо бумаг. Вдобавок, при помощи установленной почты появляется возможность ускорить отправку документации.
Применяя в своей деятельности установленную электронную почту можно осуществить следующие операции:
Рассматриваемый проект «1С:Документооборот» может помочь провести анализ расхода времени в период работы персонала относительно действий с документацией либо исполнение заданий.
Вдобавок, в границах системы либо в момент анализа других вариантов деятельности, имеется возможность осуществлять контроль расхода времени,
В систему встроены календари с целью поддержки при составлении планов занятости персонала. Работу таких календарей осуществляют настройкой режимов: «День», «Неделя», «Месяц» и тому подобное.
В функционале «1С:Документооборот» размещено окошко «Мой календарь», которое выступает в роли механизма, используемого при составлении плана периода деятельности. Практически осуществлять записывание информации в календарь возможно ручным способом либо создавать запись на базе иных сведений концепции: из корреспонденции, документации, заданий, файлов, событий и прочие.
Отметим, что рабочая программа в автоматическом режиме оповестит вас о будущем мероприятии. Чтобы персонал сумел увидеть ваше свободное время с целью запланировать с вами аудиенцию, то вам необходимо в индивидуальном календаре выделить период занятости либо наоборот подчеркнуть свободное время.
Функции системы включают возможности настроек права допуска, которые снимают разделение видимости с внутреннего содержания календарей работников с целью иного персонала. Данное позволяет кураторам просматривать календари своих подручных.
Возможности программного разрешения «1С:Документооборот» позволяют проводить регистрацию работников на рабочих участках. При этом допускается зарегистрироваться самому либо отметить иного сотрудника. Разумеется, в случае отсутствия должно быть обозначено обстоятельство. Например, подобная причина представляет собой отпуск, отгул, рабочая поездка либо лист нетрудоспособности.
В свою очередь, чтобы проконтролировать использование рабочего времени, с этой целью в концепцию помещен механизм «Ежедневный отчет». Как правило, всем сотрудникам по окончании работы требуется вносить в него информацию о выполненных заданиях. При этом вносят следующие сведения:
Можно отметить, что для формирования перечня работ возможно применение двух методов, при поддержке которых можно обозначить окончание любого задания либо обозначить четкий период начала и завершения работы. Вдобавок, относительно внесения записей в ежедневный отчет, то их вводят ручным способом либо в автоматическом режиме, подключив хронометрирование в соответствии с заданием.
При использовании программы «1С:Документооборот» осуществляется абсолютное документационное обеспечение набором документов для проекта. Кроме того у вас появится возможность прослеживать корреспонденцию также осуществлять контроль за участниками программы на любом ее этапе.
Функциональные возможности системы при выполнении проектов:
Одним из важных преимуществ системы «1С:Документооборот» является то, что с ее помощью возможно использование функции мобильного клиента, но кроме того позволяет работать посредством дистанционной увязки рабочей точки, задействуя интернет-браузер.
В отношении настройки и подсоединения мобильного клиента, то эта операция занимает немного времени порядка пяти минут. При этом нужно выполнить следующие шаги:
Вдобавок, при обращении в маркеты Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store появляется возможность бесплатной установки мобильной версии «1С:Документооборот 8».
Важно отметить, что функционал «1С:Документооборот» способен действовать как независимая информативная концепция. Однако, чтобы использовать его с целью более результативного управления, то возможно объединение с иными программами на основе платформы 1С:
Таким образом, произведя бесшовную интеграцию «1С:Документооборота 8» вы получите возможность из интерфейса другой конфигурации:
Выше был представлен базовый потенциал структуры «1С:Документооборот». Помимо прочего, на основе данной платформы представляется возможным осуществлять контроль дистанционной деятельности работников, что становится приоритетом при подборе проекта. Так в отношении программы «1С:Документооборот», то ее разрешается применять с целью удаленного контролирования и деятельности. При этом имеется возможность осуществлять обмен корреспонденцией с заказчиками и работниками, координировать и выполнять отчеты, вести переговоры, проводить учитывание деятельности и контроль выполнения поставленных заданий.
С целью осуществления функций с дистанционной деятельностью создатели разработали вспомогательный перечень возможностей, предоставляющий:
Далее проанализируем наиболее продуктивные из данных механизмов.
Отметим, что при возникновении необходимости работать в домашних условиях то, тогда вам необходимо определить в концепции положение «Временная удаленная работа». При этом все сотрудники будут уведомлены о вашем статусе работы. В свою очередь требуется выполнить надлежащие шаги:
Программа устроена так, что на основании выполненных действий, отметка «Работаю удаленно», устанавливается в автоматическом режиме и одновременно включится оповещении об отсутствии для тех кто определяет задания на выполнения данному работнику. В свою очередь, относительно установки положения «Работаю удаленно», то подобное не влияет на указание иных причин отсутствия в виде рабочей поездки либо листа нетрудоспособности. Кроме того подобный статус представляет собой документ, который станет основанием для уведомления письмом сотрудников о работе пользователя в домашних условиях.
Функциональность структуры «1С:Документооборот» дает возможность вырабатывать сведения относительно всего рабочего персонала, задействованного в работу в домашних условиях на любом этапе деятельности. Чтобы данную операцию осуществить, необходимо в перечне отсутствий определить выбор «Причина» — «Временная удаленная работа».
В целях более подробного рассмотрения допускается формировать отчетность «Работающие удаленно» и «Дни отсутствия». Отметим, что подобная поддержка дает возможность определять количество сотрудников, работающих дистанционно, число отсутствующих и тех кто трудился в стандартном распорядке.
Компактное приложение, в виде виджета «Отсутствия», служит дополнением к программе «1С:Документооборот» и может располагаться на ее рабочем столе. Виджет берет на себя роль информатора, в данном случае об отсутствующих сотрудниках на протяжении рабочего дня. Проведя анализ обстоятельств отсутствия, пользователь определяет причину: больничный лист, удаленная деятельность и тому подобное.
Помимо прочего, структура раскрывает подробный перечень отсутствий со сведениями согласно любого работника при обращении одним кликом к умному помощнику виджету.
Для совместного решения рабочих вопросов в системе «1С:Документооборот» сформирована общая точка взаимосвязи, которая позволяет избегать разнообразные методы общения. В настоящее время сотрудники поддерживают связь, оставаясь в интерфейсе концепции, в конкретном времени. Обмен сообщениями доступен посредством чата, видеозвонков и другими современными методами, главное безопасными и быстрыми.
Яндекс 360 для бизнеса представляет собой настоящий виртуальный офис, который дарит Вашей команде доступ к корпоративной почте, календарю, облачному хранилищу,…
Согласно последним изменениям в законодательстве, в частности Закону от 04.08.2023 г. № 427-ФЗ, был внесен новый пункт в статью 431…
Плательщики налога на упрощенной системе налогообложения (УСН) обязаны не забыть подать в налоговую инспекцию уведомление о суммах рассчитанных авансов по…