Главная Блог «1С:Документооборот» способствует эффективной работе дистанционки

«1С:Документооборот» способствует эффективной работе дистанционки

Время чтения: ~ 14 мин
Получить скидку 20% при продлении подписки 1С:ИТС
Спасибо за обращение!
Ваша заявка принята и скоро мы с вами свяжемся!

Обновим 1С с гарантией сохранности базы

Поможем с 1С 24/7, без выходных

Установим сервисы 1С бесплатно

Оперативно решим любые задачи по 1С

В процессе осуществления бизнеса, у хозяйствующих субъектов возникает необходимость оптимизации механизма обмена документами. Разумеется, у крупных организаций много документации и при работе с ней появляются прецеденты: регулирование контрактов затягивается, пропадают бумаги, а отслеживать действия персонала гораздо проблематичнее. С целью оптимизации данного процесса, кураторам необходимо подыскать результативные методы.

В таком случае решить проблему поможет инновационная система ECM (Enterprise Content Management). В отношении компании 1С она презентована компьютерной программой «1С:Документооборот». Данное разрешение содержит механизм регулирования процессов предпринимательства, бумагами и деятельностью работников фирмы.

Возможности программы «1С:Документооборот» выработаны на базе опробованных технологий и наработок. Отметим, что в их основу положена задача создать в организации оборот документов в электронном виде, улучшить процесс, создать условия для контроля исполнения заданий также упорядочить административную работу.

Разрабатывая программный продукт «1С:Документооборот», создатели приняли во внимание нынешнюю эпидемиологическую ситуацию, при которой персоналу необходимо переключаться на дистанционную деятельность. С этой целью в структуру введен обновленный вспомогательный потенциал, который способствует результативной деятельности работников на удаленке.

Кроме того, далее в этой публикации будет проанализированы совокупные и вспомогательные возможности концепции «1С:Документооборот».

Возможности программы «1С:Документооборот»

Программный продукт «1С:Документооборот» представляет собой структуру со значительным функционалом способностей, которые возможно использовать для ведения документации, регулирования действий и объединенной деятельности персонала. Вдобавок, при его поддержке возможно осуществить:

  • автоматизацию процедуры деятельности с бумагами предприятия;
  • создание перемещения бумаг в электронном виде;
  • контроль исполнения заданий;
  • регламентирование административного движения фирмы.

Проведем детальный анализ ключевых функциональных модулей структуры «1С:Документооборот».

Координирование соглашений

В свою очередь узел деятельности с соглашениями в системе «1С:Документооборот» дает возможность просто формировать контракты и иные необходимые документы. С такой целью в структуре разрешается предварительно организовать требуемые алгоритмы. В данном программном продукте реализована возможность включать и прослеживать движение согласно согласования, выполнения также подписания контракта. Помимо прочего, составитель важного документа может отслеживать процедуру выполнения задания в действительных временных рамках.

Алгоритм действий при формировании соглашений на базе «1С:Документооборот»:

  • организация соглашения;
  • координирование соглашения;
  • надзор возвращения пересланных комплектов;
  • учитывание препроводительных бумаг;
  • учитывание времени функционирования;
  • выполнение обязанностей;
  • прекращение.

1С:Документооброт

Обратите внимание на то, что механизм системы устроен так, что имеет возможность в автоматическом режиме пролонгировать соглашение, прослеживать период вручения контрагенту также осуществлять контроль сроков выполнения стадий действий.

Руководство бумагами

В систему «1С:Документооборот» заложена возможность формировать важные документы в согласовании с внутрикорпоративными нормативами фирмы. С этой целью в структуре разрешается составлять требуемые алгоритмы и формуляры.

Работая с программой, вы получаете возможность прослеживать любой выработанный акт, осуществить проверку на сколько качественно он формируется. Кроме того, для сохранности просканированных документов, в системе предусмотрена общая база информации, с помощью которой всегда возможно проследить место где в данное время находится интересующий вас файл.

Вдобавок, находясь в структуре, возможно выполнение следующих операций с документами: согласовывать, подтверждать, анализировать, разрабатывать также осуществлять контроль исполнительской дисциплинированности.

Действия касательно принимаемых и отправляемых документов

Всю корреспонденцию поступающую к вам и также ту, которую требуется отправить можно систематизировать в системе «1С:Документооборот». Для сохранности документов в программе предусмотрены определенные журналы. Кроме того, в ней имеется возможность установить показ информации в варианте перечня, классифицировать согласно отправителя либо по типу важных документов. Чтобы быстро находить нужный файл, обращайтесь к функции быстрый поиск. Причем, тут вы сумеете привести в действие требуемую процедуру согласно акту. К примеру, направить документ на выполнение, распечатать его, переслать по электронной почте.

Необходимо заметить, что настроив право допуска, обслуживающий персонал сможет собственными силами устанавливать структуру, последовательность и формировать столбцы перечня.

1С:Документооброт

Процесс продвижения документа

Для осуществления контроля за процессами передвижения документов, в структуре используется назначение отвечающего работника за любым из них. К примеру, проследить движение документа: был ли по нему возврат либо какой контрагент занимается его согласованием.

Отметим, что в системе для любого документа присваивается определенный статус, который отображает его местонахождение в настоящее время. В целом установлено пять видов таких положений:

  • согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
  • утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
  • рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
  • регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
  • исполнение (На исполнении, Исполнен).

Кроме того, для изменения статуса в границах, определенных настройками операций бизнеса, в системе разработано два режима: ручная либо автоматическая подстройка. Разумеется, в случае необходимости, возможно внести ограничения или совсем наложить запрет работникам изменять статусы бумаг ручным способом.

1С:Документооброт

Используя поддержку доклада «Документы, находящиеся у корреспондентов», отвечающий за работу с бумагами пользователь осуществляет контроль за их выполнением. В данном докладе полностью отражается продвижение бумаг фирмы в настоящий момент. В случае потребности отчет возможно создать и направить куратору.

1С:Документооброт

Возможности электронной подписи

Используемое разрешение «1С:Документооборот» удерживает следующих три варианта подписи в электронном виде:

  • Обычная ЭЦП;
  • Интенсивная ЭЦП;
  • Квалифицированная ЭЦП.

Как видите, электронная подпись необходима в целях подтверждения суверенности важного документа и персоны, подписывающей бумаги. В случае необходимости кодирования файлов возможно применение интенсивной и квалифицированной подписи.

Разумеется, у вас будет возможность визировать ряд важных документов, файлов, виз либо резолюций. У рассматриваемой системы есть способность поддерживать другие программные обеспечения, которые удерживают интерфейс типа Crypto API. К примеру: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. При этом, в общей информативной основе вы сумеете применять одновременно ряд криптографических программ.

Отметим, что для сберегания сведений касательно ЭЦП имеются определенные журналы, отражающие данные в форме перечня бумаг и файлов. Совсем нет необходимости контролировать подпись при каждом обращении к документу. Чтобы подпись в документ вводилась в автоматическом режиме, необходимо нажать на клавишу «Подписать» в карточке нужного документа либо файла.

1С:Документооброт

Координирование типовых процессов

Упорядочить деятельность с поддержкой стандартных либо инновационных механизмов позволяет разрешение «1С:Документооборот». Отчетливо спланировав алгоритм продвижения документов, вы сумеете наладить автозапуск действий в связи с ситуацией либо с мероприятиями.

Вдобавок, продвижение согласно стадиям хода возможно проследить используя поддержку докладов либо войдя в картку важного документа.

Рассмотренные действия разрешают производить оценку действий сотрудников и определять коэффициент производительности. К примеру, у вас появится возможность проследить соблюдение временных рамок выполнения любых документов, результат их исполнения, наличие переносов также указание итогов урегулирования.

 Схемы работы стандартных процессов в «1С:Документооборот»

В целом структура располагает девятью стандартными операциями:

  • Согласование;
  • Утверждение;
  • Регистрация;
  • Рассмотрение;
  • Исполнение;
  • Ознакомление;
  • Приглашение;
  • Составные процессы;
  • Комплексный процесс.

Для каждой операции разработана определенная схема действия, какую вам следует настраивать согласно особенностям работы, интересующей вас компании, Далее детальнее проанализируем три самых распространенных операции.

Первая операция «Согласование»

Данный тип стандарта используется с целью согласовывания бумаг либо файлов. Кроме того, чтобы осуществить маршрутизацию, употребляется согласование трех видов:

  • абсолютно всем одновременно (синхронное регулирование);
  • согласно очередности (поэтапное регулирование);
  • смешано (одновременно-поэтапное регулирование).

Отметим, что роль согласующего способен представлять определенный сотрудник либо, к примеру, «Бухгалтер». Так в отношении итога действий ответ на задачу можно представить в виде трех заключений: «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» или «Не согласовано». Само решение может быть закреплено поддержкой ЭЦП.

1С:Документооброт

Вторая операция «Рассмотрение»

Процесс «Рассмотрение» наиболее часто используется с целью важных документов, для которых необходимо распоряжение отвечающей персоны. К примеру, данным является поступившее бизнес предложение либо должностное письмо. При этом, чтобы выполнить анализ бумаг, возможно применить следующих три метода:

  • завести постановление в виде текста, чтобы в последующем его редактировал учредитель и ручным способом преобразовал в задания определенным исполнителям работ;
  • самостоятельно отправить на выполнение, при этом определить производителя работы, временные рамки, задачи к выполнению;
  • самостоятельно отправить на рассмотрение, при этом определить перечень рассмотрения и временные рамки.

В свою очередь, процедура признается завершенной, когда бумаги приобретут положение «Рассмотрено» и в них занесут постановление. В случае надобности применяется ЭЦП.

1С:Документооброт

Третья операция «Исполнение»

Данная операция в разрешении «1С:Документооборот» используется с целью выполнения бумаг либо заданий. Чтобы осуществить контроль и оценить результаты исполнения действий, для этого необходимо, ответственного за контроль, обозначить в картке нужного документа либо в процедуре.

Процедура «Исполнение» наделена тремя алгоритмами перемещения документов:

  • абсолютно всем одновременно (синхронное выполнение);
  • согласно очередности (поэтапное выполнение);
  • смешано (одновременно-поэтапное выполнение) В данном варианте допускается устанавливать последовательность реализации (параллельно или поочередно).

При этом временные рамки возможно определить, применяя надлежащие методы:

  • единый период с целью абсолютно всех производителей;
  • индивидуальный период с целью любого производителя;
  • единый период с целью всех, кроме того индивидуальный период с целью определенного производителя.

1С:Документооброт

Возможности встроенной электронной почты

В настоящее время проект «1С:Документооборот» дает возможность свободно проводить работы с корреспонденцией в электронном виде оставаясь в программе. Кроме того вся информация размещается в единой основе с общим интерфейсом. Причем, в данную структуру возможно одновременно подключить ряд адресатов почты.

Важно отметить, что используя возможности электронной почты, вам станет проще устанавливать задания для себя либо давать поручения пользователям, рассматривать сведения по бумагам, фиксировать переписку касательно вопросов либо бумаг. Вдобавок, при помощи установленной почты появляется возможность ускорить отправку документации.

Применяя в своей деятельности установленную электронную почту можно осуществить следующие операции:

  • В автоматическом режиме сортировать поступающую корреспонденцию;
  • Отсылать лишние послания в «спам»;
  • Автоматически формировать решения;
  • Сохранять всю историю обмена информацией;
  • Прикреплять переписку к документации;
  • Находить переписку в концепции;
  • Осуществлять контроль корреспонденции.

1С:Документооброт

Учитывание и составление плана трудового периода

Рассматриваемый проект «1С:Документооборот» может помочь провести анализ расхода времени в период работы персонала относительно действий с документацией либо исполнение заданий.

Вдобавок, в границах системы либо в момент анализа других вариантов деятельности, имеется возможность осуществлять контроль расхода времени,

В систему встроены календари с целью поддержки при составлении планов занятости персонала. Работу таких календарей осуществляют настройкой режимов: «День», «Неделя», «Месяц» и тому подобное.

Индивидуальный и единый календарь планирования

В функционале «1С:Документооборот» размещено окошко «Мой календарь», которое выступает в роли механизма, используемого при составлении плана периода деятельности. Практически осуществлять записывание информации в календарь возможно ручным способом либо создавать запись на базе иных сведений концепции: из корреспонденции, документации, заданий, файлов, событий и прочие.

Отметим, что рабочая программа в автоматическом режиме оповестит вас о будущем мероприятии. Чтобы персонал сумел увидеть ваше свободное время с целью запланировать с вами аудиенцию, то вам необходимо в индивидуальном календаре выделить период занятости либо наоборот подчеркнуть свободное время.

1С:Документооброт

Календарь рабочего персонала 

Функции системы включают возможности настроек права допуска, которые снимают разделение видимости с внутреннего содержания календарей работников с целью иного персонала. Данное позволяет кураторам просматривать календари своих подручных.

Учет отсутствий сотрудников

Возможности программного разрешения «1С:Документооборот» позволяют проводить регистрацию работников на рабочих участках. При этом допускается зарегистрироваться самому либо отметить иного сотрудника. Разумеется, в случае отсутствия должно быть обозначено обстоятельство. Например, подобная причина представляет собой отпуск, отгул, рабочая поездка либо лист нетрудоспособности.

Заполнение ежедневных отчетов

В свою очередь, чтобы проконтролировать использование рабочего времени, с этой целью в концепцию помещен механизм «Ежедневный отчет». Как правило, всем сотрудникам по окончании работы требуется вносить в него информацию о выполненных заданиях. При этом вносят следующие сведения:

  • совокупная продолжительность трудового дня;
  • пояснение действий;
  • тип и продолжительность труда;
  • план, в границах которого осуществлялась деятельность.

Можно отметить, что для формирования перечня работ возможно применение двух методов, при поддержке которых можно обозначить окончание любого задания либо обозначить четкий период начала и завершения работы. Вдобавок, относительно внесения записей в ежедневный отчет, то их вводят ручным способом либо в автоматическом режиме, подключив хронометрирование в соответствии с заданием.

1С:Документооброт

Осуществление учета и контроля выполнения проекта

При использовании программы «1С:Документооборот» осуществляется абсолютное документационное обеспечение набором документов для проекта. Кроме того у вас появится возможность прослеживать корреспонденцию также осуществлять контроль за участниками программы на любом ее этапе.

Функциональные возможности системы при выполнении проектов:

  • Составление плана проекта.
  • Выстраивание группы для работы с проектом.
  • Программа проекта в варианте перечня заданий и диаграммы Ганта.
  • Выполнение операций при управлении проектом.
  • Доступность общения соучастников проекта.
  • Контролирование выполнения заданий проекта.
  • Руководство проектом по тестовым позициям.
  • Мониторинг трудоемкости проекта.
  • Учитывание всей информации относительно проекта (к примеру, важных документов, действий, заданий).
  • Создание отчетов согласно проекту.

Доступность функционала

Одним из важных преимуществ системы «1С:Документооборот» является то, что с ее помощью возможно использование функции мобильного клиента, но кроме того позволяет работать посредством дистанционной увязки рабочей точки, задействуя интернет-браузер.

В отношении настройки и подсоединения мобильного клиента, то эта операция занимает немного времени порядка пяти минут. При этом нужно выполнить следующие шаги:

  • опубликовать интернет-сервис MobileDM на web-сервере;
  • подключить настройку программного средства «Использовать мобильные клиенты»;
  • настроить подсоединение к опубликованному web-сервису.

Вдобавок, при обращении в маркеты Google Play, Apple AppStore, Windows Phone Store появляется возможность бесплатной установки мобильной версии «1С:Документооборот 8».

Объединение с иными разрешениями

Важно отметить, что функционал «1С:Документооборот» способен действовать как независимая информативная концепция. Однако, чтобы использовать его с целью более результативного управления, то возможно объединение с иными программами на основе платформы 1С:

  • «1С:Управление торговлей 8»;
  • «1С:Бухгалтерия 8»;
  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8»;
  • «1С:Управление холдингом 8»;
  • «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
  • «1С:Управление производственным предприятием 8»;
  • «1С:ERP Управление предприятием» и прочие.

Таким образом, произведя бесшовную интеграцию «1С:Документооборота 8» вы получите возможность из интерфейса другой конфигурации:

  • функционировать со сведениями «1С:Документооборот»;
  • устанавливать и выполнять задания;
  • перенаправлять бумаги на утверждение любым путем;
  • осуществлять пересылку корреспонденции по бумагам;
  • проводить общую деятельность над файлами, вложенными в документы;
  • применять «1С:Документооборот» как файловое хранилище;
  • применять «1С:Документооборот» в качестве архива бумаг;
  • принимать во внимание трудовые затраты работников.

1С:Документооброт

Функциональность «1С:Документооборот» для дистанционного кабинета

Выше был представлен базовый потенциал структуры «1С:Документооборот». Помимо прочего, на основе данной платформы представляется возможным осуществлять контроль дистанционной деятельности работников, что становится приоритетом при подборе проекта. Так в отношении программы «1С:Документооборот», то ее разрешается применять с целью удаленного контролирования и деятельности. При этом имеется возможность осуществлять обмен корреспонденцией с заказчиками и работниками, координировать и выполнять отчеты, вести переговоры, проводить учитывание деятельности и контроль выполнения поставленных заданий.

С целью осуществления функций с дистанционной деятельностью создатели разработали вспомогательный перечень возможностей, предоставляющий:

  • осуществлять учитывание персонала, трудящихся удаленно;
  • создавать доклады согласно отсутствия и удаленной работы;
  • адаптировать механизмы дистанционной деятельности: комп-данные, конференции, события, планы и тому подобное;
  • сохранять созданные комплекты методичных сведений: распорядков, руководств, нужных рекомендаций, решений задач и так далее.

Далее проанализируем наиболее продуктивные из данных механизмов.

В течении дня проводим настройку условий дистанционной работы

  • За один день подготовим дистанционный допуск к системе 1С;
  • Предоставляем проекты и сервисы с целью дистанционной деятельности;
  • Присоединимся, согласно вашему желанию, дистанционно либо подъедим в ваш офис.

Установка статуса «Временная удаленная работа»

Отметим, что при возникновении необходимости работать в домашних условиях то, тогда вам необходимо определить в концепции положение «Временная удаленная работа». При этом все сотрудники будут уведомлены о вашем статусе работы. В свою очередь требуется выполнить надлежащие шаги:

  • Организуйте статус отсутствие.
  • Определите промежуток времени.
  • Укажите обстоятельство — «Временная удаленная работа».
  • Завершите нажав клавишу «Записать и закрыть».

Программа устроена так, что на основании выполненных действий, отметка «Работаю удаленно», устанавливается в автоматическом режиме и одновременно включится оповещении об отсутствии для тех кто определяет задания на выполнения данному работнику. В свою очередь, относительно установки положения «Работаю удаленно», то подобное не влияет на указание иных причин отсутствия в виде рабочей поездки либо листа нетрудоспособности. Кроме того подобный статус представляет собой документ, который станет основанием для уведомления письмом сотрудников о работе пользователя в домашних условиях.

1С:Документооброт

Контроль сотрудников на дистанционной деятельности

Функциональность структуры «1С:Документооборот» дает возможность вырабатывать сведения относительно всего рабочего персонала, задействованного в работу в домашних условиях на любом этапе деятельности. Чтобы данную операцию осуществить, необходимо в перечне отсутствий определить выбор «Причина» — «Временная удаленная работа».

В целях более подробного рассмотрения допускается формировать отчетность «Работающие удаленно» и «Дни отсутствия». Отметим, что подобная поддержка дает возможность определять количество сотрудников, работающих дистанционно, число отсутствующих и тех кто трудился в стандартном распорядке.

1С:Документооброт

Приложение «Отсутствия»

Компактное приложение, в виде виджета «Отсутствия», служит дополнением к программе «1С:Документооборот» и может располагаться на ее рабочем столе. Виджет берет на себя роль информатора, в данном случае об отсутствующих сотрудниках на протяжении рабочего дня. Проведя анализ обстоятельств отсутствия, пользователь определяет причину: больничный лист, удаленная деятельность и тому подобное.

Помимо прочего, структура раскрывает подробный перечень отсутствий со сведениями согласно любого работника при обращении одним кликом к умному помощнику виджету.

1С:Документооброт

Способы общения

Для совместного решения рабочих вопросов в системе «1С:Документооборот» сформирована общая точка взаимосвязи, которая позволяет избегать разнообразные методы общения. В настоящее время сотрудники поддерживают связь, оставаясь в интерфейсе концепции, в конкретном времени. Обмен сообщениями доступен посредством чата, видеозвонков и другими современными методами, главное безопасными и быстрыми.

1С:Документооброт

По правилам фирмы 1С
Без действующего договора ИТС невозмножно:
Обновлять программы 1С версий ПРОФ и КОРП
Вызывать программиста для настройки и доработки программы
Пользоваться линией консультаций по работе с 1С

скидка при продлении подписки ИТС
Действует только при неприрывном продлении

О компании

"Программы 93" — молодая развивающаяся IT-компания. Мы существуем на рынке с 2017 года и являемся официальным партнёром 1С, поэтому все наши сотрудники обязательно проходят сертификацию.

Мы специализируемся на развитии программных продуктов 1С и аренде облачных систем 1С.

Наша компания внимательно следит за изменениями на рынке и во время предлагает решение для вашего бизнеса.

Индивидуальный подход к каждому клиенту — обязательное правило в нашей работе.⠀

Покупая наши продукты, вы получаете годовую гарантию и бесплатную линию техподдержки. С нами легко и понятно.

Наши специалисты доступны в любое время. Их цель — сделать ваш бизнес удобным и понятным. С нами вы будете шагать в ногу со временем.

15
Лет опыта
67
Постоянных клиентов
27
Собственных разработок
250
Внедренных продуктов
Лет опыта
Постоянных клиентов
Собственных разработок
Внедренных продуктов

Наши клиенты

  • Володин Андрей
    Спасибо за быстро и качественно проделанную работу. Мы уже пожинаем плоды автоматизации!
  • Харченко Денис
    Благодарю специалистов компании "ПРОГРАММЫ 93" за ответственность, пунктуальность и отзывчивость.

Блог

Выполнение контроля за наличием исходных документов, работая с системой 1С-ЭДО

Отметим, что в документации бухгалтерии ручным способом проставляются отметки об ее статусе, например, получена либо подписана. Впрочем, если использовать электронный…

13 июня, 2021
Для компаний повышаются риски сотрудничества с самозанятыми гражданами

Безусловно встречаются ситуации, когда фирмы выполняют оптимизацию пошлин, чтобы скрыть трудовые взаимоотношения, подписывая соглашения ГПХ с рабочими в статусе самозанятых….

12 июня, 2021
Списание долгов партнеров минуя последствия

На практике, в процессе ведения бизнеса у хозяйствующих субъектов случаются прецеденты с контрагентами, получившими статус несостоятельных или банкротов. Между тем,…

11 июня, 2021