Документы для работы с персональными данными

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ, операторы персональных данных обязаны обладать специальным пакетом организационно-распорядительной документации (ОРД) для обработки персональных данных физических лиц.

Подробная Документация в соответствии с Законом № 152-ФЗ Закон № 152-ФЗ содержит множество требований, которые зачастую выражены общими формулировками и терминами.

В статьях 18.1 и 19 указаны конкретные документы, которые требуется разработать при работе с персональными данными. Сюда включаются:

• положение о персональных данных;
• реестр ознакомления с нормативными актами и внутренними документами оператора;
• политика в сфере обработки и защиты персональных данных;
• и другие.

Следствия Отсутствия ОРД

Отсутствие необходимой ОРД может повлечь серьезные последствия для компании:

• Нарушение законодательства. Отсутствие ОРД противоречит требованиям Закона № 152-ФЗ, что может привести к административным и юридическим санкциям, например, к штрафам или уголовной ответственности.
• Утечка персональных данных. Отсутствие должной документации увеличивает риск утечки данных и нанесения ущерба клиентам, сотрудникам, а также негативно сказывается на репутации оператора.
• Недостаточная безопасность данных. ОРД не только помогают установить меры безопасности, но и внедрить их.
• Потеря доверия клиентов и партнеров. Отсутствие подтверждающей документации по обработке данных может негативно сказаться на репутации компании и отношениях с клиентами и партнерами.

Важно! Проверки со стороны Роскомнадзора являются одним из самых серьезных этапов для операторов персональных данных. Непрохождение проверки влечет штраф, размер которого может быть значительным и негативно повлиять на финансовое состояние компании. Составление подходящей ОРД следует рассматривать как важное звено в обеспечении законности и безопасности.

Штрафные Санкции за Отсутствие ОРД

Штрафы могут составить до 75 тыс. рублей или до 1% годового дохода компании. Однако фактическая сумма зависит от ряда факторов, таких как характер нарушения, степень ущерба, намерение, а также история предыдущих нарушений.

Трудности при разработке ОРД

При разработке ОРД в соответствии с требованиями Закона № 152 могут возникнуть определенные сложности. Например:

• Толкование некоторых статей закона, включая статьи 18.1 и 19.
• Отсутствие знаний о других нормативных документах помимо Закона № 152-ФЗ, которые также регулируют обработку персональных данных и требуют соответствующей документации.
• Неопределенность в выборе необходимых документов и их приложений в соответствии с требованиями Закона № 152.
• Недостаток опыта с проверками Роскомнадзора и неуверенность в требуемой документации для проверки.

Эти проблемы связаны с тем, что операторы персональных данных часто не совсем понимают требования Закона № 152 и не обладают необходимым опытом для их соблюдения.

Для разрешения этих вопросов компаниям стоит внимательно изучить законодательство, получить консультацию от экспертов в данной области и приобрести опыт прохождения проверок Роскомнадзора. Только так будет возможно разработать комплексную документацию, соответствующую требованиям законодательства.

Обратите внимание! Если компания решает разрабатывать ОРД самостоятельно, ей необходимо тщательно ознакомиться с законодательными актами и стать экспертом в этой сфере. В противном случае возможны ошибки, влекущие расходы впустую, а также невозможность прохождения проверки.

Дополнительные требования законодательства по работе с персональными данными

Чтобы соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ, необходимо не только выполнить условия статей 18.1 и 19 этого закона, но и соответствовать требованиям других нормативных актов.

Например:

• Постановление Правительства от 15.09.2008 г. № 687;
• Постановление Правительства от 01.11.2012 г. № 1119;
• Приказ ФСБ от 10.07.2014 г. № 378;
• Приказ ФСТЭК от 18.02.2013 г. № 21;
• Методика определения рисков безопасности персональных данных, утвержденная заместителем директора ФСТЭК 14.02.2008 г., от 25.03.2008 г. № 1682 дсп;
• Базовая модель угроз безопасности персональных данных, утвержденная заместителем директора ФСТЭК 15.02.2008 г., от 25.03.2008 г. № 1679 дсп.

Быстрая разработка ОРД

Для эффективной разработки ОРД, которая успешно пройдет проверку Роскомнадзора и полностью соответствует требованиям законодательства, следует:

• Тщательно изучить Закон № 152-ФЗ и особенно статьи 18.1 и 19.
• Определить документы, которые уже имеются, и те, которые следует разработать в соответствии с указанными статьями.
• Изучить нормативные акты различных ведомств, касающиеся обработки персональных данных, и создать список дополнительных документов, которые необходимо разработать.
• Ознакомиться с информацией в правовых системах, на сайтах Роскомнадзора и др.
• Изучить рекомендации по формированию политики обработки персональных данных на сайте Роскомнадзора и ознакомиться с другими методическими документами.

Если отсутствует возможность самостоятельно составить ОРД, стоит поручить эту задачу профессионалам, которые гарантируют соответствие всех требований и разработку документации в кратчайшие сроки.