Главная Блог Формирование и контролирование исходной документации при поддержке 1С:Бухгалтерия 8

Формирование и контролирование исходной документации при поддержке 1С:Бухгалтерия 8

Время чтения: ~ 13 мин

Универсальное и эффективное решение 1С:Бухгалтерия 8 дает возможность пользователю осуществлять контроль согласно отображению бизнес-процессов, а также отслеживать наличие первоначальных документов учета. В свою очередь, это в особенности рационально применять в тех ситуациях, когда фирма не располагает подключенным обменом документов в электронном виде с контрагентами и сотрудникам доводится ручным способом вводить исходные документы.

Способность взаимообмена первичной документацией с контрагентами

Можно отметить, что в первичной учетной документации фиксируется каждое обстоятельство хозяйственного процесса бизнес-персоны. Во всех случаях документ обязан содержать неотъемлемые реквизиты в согласовании со ст. 9 Закона от 06.12.2011 года № 402-ФЗ.

При этом регистрацию первоначальной документации возможно осуществить в двух вариантах:

  • обыкновенным бумажным способом;
  • в электронной версии подписанной ЭЦП.

Кроме того, во время работы с исходной документацией на бумажном носителе нередко появляются условия, при которых она зачисляется не вовремя либо совсем теряется, отсутствует. Вдобавок при формировании либо передаче отсканированных копий существует вероятность искажения данных и возникновения погрешностей. Во всех подобных случаях задачей сотрудника бухгалтерии становится необходимость отыскать первоначальную документацию, придать ей положенную форму, исправить погрешности и неточности. Как правило, такие ситуации обычно появляются при передаче первичных документов от контрагентов представителей ген поставщиков, потребителей, производителей.

Другое дело, когда исходная учетная документация формируется при помощи электронной версии на базе программного решения 1С, тогда она в полном объеме отвечает условиям законодательных предписаний. Вдобавок электронный документооборот с партнерами располагает следующим превосходством:

  • уменьшение временных рамок на взаимообмен документацией;
  • ликвидирована потребность вводить сведения в систему ручным способом;
  • сокращение погрешностей вследствии аннулирования людской причины;
  • снижение временного промежутка на сортировку бумаг;
  • уменьшение затрат времени не создание и передачу документов в ИФНС;
  • снижение расходов на обмен документами на бумажном носителе в виде оплаты труда, расход материальных ресурсов, бумаги;
  • ликвидация потребности осуществлять картотеки в бумажном виде;
  • способность осуществлять электронные каталоги с возможностью формирования копии;
  • способность осуществлять контроль статусов обмена документов, например, ожидание подтверждения, ожидание корректировки, ЭДО выполнен.
  • способность осуществить подпись одновременно несколько бумаг, использовав ЭЦП;
  • значительная защищенность и секретность электронной версии обмена документами.

Так, в отношении предложения разработчиков применять универсальный механизм 1С-ЭДО, совместно с 1С-Такском, то выбрав этот сервис, пользователь в силах создать условия для высококачественного обмена документами в электронном виде с контрагентами, причем и в тех случаях, когда они пользуются разными программами в своей бухгалтерии, даже не 1С.

Как правило, с целью функционирования с данными сервисами, вначале надо настроить подсоединение к Сети Интернета также иметь доступ к усиленной квалифицированной подписи ЭЦП и при этом установить на своем месте работы специализированный модуль для операционной системы «криптопровайдер». Важно отметить, что ЭЦП выдают удостоверяющие центры либо оформляют одновременно с подключением к программному обеспечению 1С-Отчетность. В случае отсутствия у потребителя ЭЦП, то процедуру оформления подписи возможно проделать при помощи сервиса 1С:Подпись, отправив заявку непосредственно из 1С.

Кроме того касательно применения ЭДО с целью взаимообмена с партнерами, то бывают случаи, когда подобный обмен не употребляется. Как правило, в такой ситуации имеется возможность использовать разрешение «ЭДО без электронной подписи для участников 1С:Бизнес-сеть». В свою очередь эта программа не требует настроек взаимообмена, криптографии и установки ЭЦП для осуществления передачи и получения документов в системе 1С. Чтобы получить доступ к применению такого сервиса, достаточно иметь в распоряжении подсоединение к Сети Интернета.

Как видите, при поступлении от контрагента документации в электронном виде, то в этот момент осуществляется автоматическая запись их в 1С. Данный процесс дает возможность значительно уменьшить период обрабатывания прибывающих документов, вдобавок сократит число погрешностей. Необходимо обратить внимание на то, что у подобных бумаг нет правового значения (как у пересланных ЭДО и заверенных электронной подписью), кроме того их необходимо дополнительно воспроизводить на бумажном носителе как в оригинале.

С целью облегчения процедуры размена документацией и ее фиксирования в базе системы возможно при поддержке электронной почты для тех контрагентов, которые не используют сервисы типа 1С-ЭДО, 1С-Такском или ЭДО без электронной подписи, рекомендованные для участников 1С:Бизнес-сеть. В этой ситуации у пользователя есть возможность в отношении приходной документации учета использовать ее из высланных партнером файлов. Однако их требуется дополнительно воспроизвести на бумажном носителе как в оригинале.

Оптимизируйте свою деятельность в 1С, используя доступные сервисы, содержащиеся в 1С:Комплект помощи ИТС. Установим и поможем с настройками известных программ: 1С-Отчетность, 1С:Контрагент, 1С-ЭДО, 1С-Коннект и прочие. Отправьте заявку или сделайте звонок экспертам, чтобы получить консультацию.

Предписания для первичной бумажной документации

Так в отношении обмена первичной бумажной документацией сотруднику бухгалтерии необходимо время от времени осуществлять контролирование присутствия и корректности формирования первички.

Для документации, принятой от партнеров

Разумеется, документация, принимаемая от партнеров в бумажном виде, обязана попасть в компанию материально (физически). Кроме того, она обязана вмещать неотъемлемые реквизиты, которые определены Законом № 402-ФЗ.

В настоящее время Минфин имеет ряд ответов на актуальный вопрос о замене первичного оригинального документа на бумажном носителе на его отсканированный дубликат.

В частности Минфин своим Письмом от 02.10.2020 года № 03-03-06/1/86376 указал, что внесение в учет бухгалтерии электронных копий исходных документов не учтено в согласовании с Законом № 402-ФЗ. Однако в особых ситуациях организация располагает возможностью применять отсканированные дубликаты первичной документации для визирования и сохранения сведений. Данную позицию Минфин отобразил своими Письмами от 22.10.2020 года № 03-03-06/1-92073, от 20.11.2020 года № 03-03-06/3/101451. На текущем этапе, возникновение и продвижение ковидной эпидемии подразумевает собой один из подобных редких случаев.

Следует отметить, что с целью уменьшения вероятности нарушений фирма должна употребить оптимальные старания для получения от партнера документации, имеющей юридическую силу. Например, направить контрагенту требование выслать не оригинальную документацию, но уже отсканированную копию первички. заверенную ЭЦП.

Внимание! В согласовании с Законом № 402-ФЗ, поставленные на документах должность, инициалы и подпись персоны, отвечающей за операцию, обязаны совпадать с неотъемлемыми реквизитами исходной документации. В случае отсутствия данных реквизитов в первоначальном документе, то такой документ не должен быть принят к учету бухгалтерии в соответствии с Письмом Минфина от 05.11.2020 года № 03-03-07/96407.

Для документации, выставляемой партнерам

Периодически вероятны условия, в которых на размещенной партнерам документации отсутствует подпись. Разумеется, возникает вопрос что делать в такой ситуации?

В отношении ответов на подобные вопросы, то их можно найти в Инструкциях № З-113/2020-КпР, которые рекомендует Бухгалтерский методологический центр, представляющий собой субъект негосударственной регулировки учета бухгалтерии в границах применимостей в соответствии со ст. 24 Закона № 402-ФЗ. Кроме того, в рекомендациях разъясняется то, что Законом № 402-ФЗ дозволяются отдельные случаи, в которых не подписывается первичка определенными персонами. При этом те подписи, которые ставятся контрагентами, не рассматриваются как неотъемлемые реквизиты согласно приведенному выше закону.

В свою очередь в законодательстве предусмотрены реквизиты, обязательные к использованию, однако не установлена точные категории документации, какую требуется применять хозяйствующим персонам при составлении фактов работы.

Согласно правил перечисленных в рассматриваемых положениях Бухгалтерский центр делает выводы о том, что организации располагают основанием составлять и ставить подписи в исходной документации, которая показывает факты работы, без содействия иных соучастников.

Важно отметить, что необходимо разграничивать первоначальную документацию и используемую в хозяйственной деятельности, например, товарные накладные, документы приемки-передачи собственности и прочие. Относительно хозяйственной документации, то она не является согласно умолчанию первоначальной, ее функция состоит в обеспечении сведениями с целью их воспроизведения в первичке. При этом у собственников бизнеса остается возможность использовать хозяйственную документацию в качестве первоначальной для того, чтобы составлять данные бизнес-процесса, однако только лишь в тех случаях, когда она отвечает условиям Закона № 402-ФЗ.

Возможности использования статусов первичной документации в 1С

При использовании программного продукта 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 у пользователя появляется возможность осуществлять контроль наличности подлинников первоначальных документов и счетов-фактур, которые предоставляют контрагенты. С этой целью в сегменте «Покупки» в типовой документации на зачисление существует область «Оригинал».

1С:Бухгалтерия 8

В случае получения пользователем оригинальной первоначальной документации, тогда ему необходимо поставить отметку в виде флажка в графе «получен», когда же зачислен счет-фактура, то тогда устанавливается отметка «СФ получен». Касательно получения УПД, тогда отмечается только лишь во вкладке «получен».

В настоящее время программное разрешение позволяет изменять статусы зачисления исходников первичных документов и счетов-фактур непосредственно в предоставленных бумагах на зачисление также и в списке документации. С целью осуществления данной операции, необходимо войти в перечень и далее отметить необходимое число нужных бумаг (одну или больше), следующим шагом изменить статус при помощи клавиши «Оригинал». Вдобавок необходимо подобрать одну из надлежащих команд:

  • Исходник принят;
  • Исходник не принят;
  • СФ исходник принят;
  • СФ исходник не принят;
  • Все исходники приняты.

В особенности нужна такая способность в тех ситуациях, когда требуется отследить документацию в завершенной стадии. Кроме того после проделанной процедуры, по замене, статуса нет необходимости повторного проведения документов.

В свою очередь, когда пользователю надо показать, что бумаги имеют подпись контрагента, тогда в акте на разработку, к примеру, документ, накладная и так далее, применяется отметка «Документ подписан». Чтобы войти в необходимый документ, следует воспользоваться сегментом «Продажи». В случае фиксирования продавцом бумаг разработки, которые оформлены с двух сторон, тогда отмечается графа «Документ подписан». Однако, когда при фиксации продавцом документации на осуществление выявлено, что она не имеет подписи покупателя, то тогда отметка не устанавливается.

1С:Бухгалтерия 8

При получении сотрудником бухгалтерии исходника первички, подписанного контрагентом, ему надо данный документ в программе 1С отметить в разделе «Документ подписан».

Можно отметить, что установить такую отметку возможно непосредственно используя документацию на разработку, однако существует способ отметки из ее списка. Чтобы данное реализовать, то потребуется обозначить конкретный документ либо одновременно необходимую подгруппу бумаг и только потом изменить присвоенный статус при помощи команд «Подписан» и затем «Документ подписан».

Особенно удобно использовать такую способность при потребности контроля документации завершенного этапа, так как после замены статуса документа нет необходимости его снова проводить.

Помимо прочего, функционал 1С позволяет проводить не только прямое контролирование подлинников первичных документов, но в тоже время обеспечивает и другую важную способность перенаправлять сведения отвечающим особам.

Возможности настроек в функционале добавочных качеств

При применении данного разрешения 1С, у пользователя нет возможности обозначить работника, отвечающего за осуществление операции с определенным контрагентом либо согласно конкретного соглашения, в документации на зачисление или разработку. Однако, при поддержке программы существует возможность реализовать настройку вспомогательных качеств с целью конкретных тем. Например, одно из свойств, которое способен дополнить сам пользователь посредством каталога  «Контрагенты» представляет собой реквизит «Менеджер». Причем, он позволяет установить отвечающего работника в документе партнера, что впоследствии даст возможность применить такие данные с целью создания отчетности согласно принятым либо пересылаемым бумагам.

Чтобы осуществить настройку подобного решения, необходимо войти в область «Администрирование», далее используя ссылку в «Общие настройки», затем пройти во вкладку с таким же наименованием и потом открыть раздел «Дополнительные реквизиты и сведения», при этом выделив его специальной отметкой в виде флажка.

1С:Бухгалтерия 8

В свою очередь, с целью дополнения реквизитов и их пояснения надо использовать сегмент «Дополнительные реквизиты», чтобы войти во вкладку с таким же наименованием. Данная форма имеет вид таблицы, в которой содержится две графы:

  • первая зона составляет комплект реквизитов, которые определяются каталогами либо документацией, созданными согласно групп;
  • вторая зону составляет список вспомогательных реквизитов, введенных в комплект, который отмечают указателем. В данном случае надо показывать наименование реквизита и его смысл.

Вдобавок с целью определения вспомогательного реквизита для каталога «Контрагенты», надо в первой зоне таблицы «Дополнительные реквизиты» подобрать конкретный комплект, далее надавливаем клавишу «Добавить» и затем осуществляем выбор с помощью вкладки «Новый». После того, как раскроется карта дополнительного реквизита, можно заносить сведения согласно разделов:

1С:Бухгалтерия 8

  • сокращенное наименование реквизита станет появляться в карте согласно контрагенту;
  • в разделе «Тип значения» устанавливается физ персона. Таким образом работников возможно подбирать из надлежащего каталога;
  • после установки отметки в сегменте «Выводить в виде гиперссылки» в карте контрагента станет устанавливаться сноска на карту означенного работника;
  • вид можно настроить по сноске в разделе «Виден». Вид находится в зависимости от конкретного требования, например, от наполнения иного показателя. Вдобавок, при установке пользователем требования, согласно сноске определяется непосредственно оно и согласно умолчанию показывается «всегда»;
  • доступность можно настроить по сноске в раздел «Доступен». Доступность находится в зависимости от конкретного требования, при его установке пользователем, согласно сноски показывается непосредственно оно и согласно умолчанию определяется «всегда»;
  • отметка, в виде флажка, устанавливается в разделе «Заполнять обязательно», с той целью чтобы нововведеный реквизит не пустовал в каталоге «Контрагенты». «Обязательность» находится в зависимости от конкретного требования, например, от наполнения иного показателя. Вдобавок, при установке пользователем требования, согласно сноске определяется непосредственно оно и согласно умолчанию показывается «всегда»;
  • в разделе «Идентификатор для формул» потребитель определяет код, который необходим при использовании обновленного реквизита;
  • раздел «Всплывающая подсказка» формируется с целью обоснования, каким образом внесен данный реквизит.

Отметим, что в случае если потребитель сохранит сформированный нововведеный реквизит, то он отразится в карте партнера. Кроме того в карточке возможно обозначить значимость такого реквизита, в частности работника, сотрудничающего с этим контрагентом. Данное выбирается из каталога «Физические лица», при этом введение новейшего возможно посредством карты партнера, нажав на клавишу «+».

В свою очередь в список добавочных реквизитов возможно войти как посредством графы «Администрирование», также посредством карты партнера. С этой целью применяют команду «Еще», и далее — «Изменить состав дополнительных реквизитов».

Настройки отчетности согласно проблематичной первички

Как видите, сформировать отчетность согласно проблематичным исходным документам возможно во всех случаях, при условии прикрепления на каждого партнера определенного отвечающего работника. Рассмотрим пример когда данный факт имеет отношение к документации, согласно которой не было поступления исходников либо которая сформирована с наличием правонарушений. В подобной ситуации в оформленном документе станут определятся работники, отвечающие за сотрудничество с установленным партнером.

В свою очередь для формирования перечня необходимо войти в список отчетов на зачисление, применив область «Покупки», затем вкладку «Поступление (акты, накладные, УПД)». Потом с помощью команды «Еще» входим в раздел «Настроить список».

Следующим шагом после раскрытия конфигурации опций, пользователю надо в разделе «Отбор» задать поиск согласно отчетов, поступившим без подлинников:

  • первая зона — подбирается сегмент «Оригинал», далее клавишей «Выбрать» открывается;
  • вторая зона — в раскрывшейся строчке в разделе «Вид сравнения» устанавливается функция равно «Равно», в разделе «Значение» ставится «Нет».

Кроме того, в графе «Группировка» в первой зоне конфигурации в общедоступной области найти вкладку «Контрагент», открыть реквизиты при помощи клавиши «+», потом осуществить выбор «Менеджер». Чтобы вернуться в список отчетов на зачисление, надо воспользоваться клавишей «Завершить редактирование». В этом случае перечень формируется согласно партнерам, по каким отсутствуют исходники первичных документов.

Далее сохранение возможно осуществить при поддержке команды «Еще», и затем — «Сохранить настройки».

Помимо прочего, чтобы вывести документ на печать, нужно выделить необходимую область с отчетом на зачисление и с помощью клавиши «Печать» потом «Реестр документов» осуществить функцию печати.

Обратите внимание, что когда выделяется строка со вспомогательным реквизитом «менеджером» то, тогда команда вывести на печать не осуществляется.

Следует также отметить, что перечень отчетов на зачисление, согласно каких отсутствуют исходники, заполняется с числа отчета, выделенного пользователем с помощью указателя. При этом период формирования документа имеется возможность изменить, воспользовавшись строкой команд. Кроме того в дополнение, чтобы выполнить настройки для печати конфигурации отчета, то следует употребить клавишу «Показать настройки».

В свою очередь в разделе «Оформление» ставятся отметки, в виде флажков, согласно необходимых параметров, которые будут отражены в конфигурации печати документа. Воспроизводится она при помощи клавиши «Сформировать».

1С:Бухгалтерии 8

Вам необходимо установить, настроить, доработать, обновить 1С? Звоните, наши эксперты придут вам на помощь, окажут необходимую консультацию!

Окажем поддержку в решении срочных вопросов 24/7

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Полезно знать

Использование партионного учета в функционале 1С 8.3 Бухгалтерия

В настоящее время одним из методов, используемых для учитывания ТМЦ стал «партионный учет». В частности такой способ дает возможность закреплять…

15 апреля, 2021
Отображение в разрешении 1С ЗУП 8.3 не зарплатных доходов

Во всех случаях, когда организация осуществляет выплаты физическим персонам, то перемещение денежных средств на расчетных счетах бухгалтерского учета, при использовании…

14 апреля, 2021
Рекомендации по процедуре «Реформация баланса» в функционале 1С 8.3

Реформация баланса представляет собой завершающий этап формирования в бухгалтерском учете доходов или расходов, полученными за итоговый финансовый год. Таким образом,…

13 апреля, 2021