Как по новым правилам хранить документы

С сентября 2023 года вступили в силу существенные изменения в правилах работы с архивной документацией. Эти изменения направлены на более эффективное управление архивами и обеспечение более прозрачного процесса хранения документов. Вот основные изменения:

• Новый порядок хранения: Согласно Приказу Росархива от 31.07.2023 года № 77, предусмотрен новый порядок хранения, комплектования, учета и использования архивной документации в компаниях. Правила, установленные ранее Приказом Минкультуры от 31.03.2015 года № 526, больше не действуют.
• Сроки сдачи на хранение: Документация передается на архивное хранение не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводства. Только документация с постоянным (до ликвидации компании) и длительным (более 10 лет) сроками хранения передается в архив. Документы сроком до 10 лет могут оставаться в подразделениях компании и уничтожаться по истечении срока.
• График передачи: Передача документов на архивное хранение осуществляется в соответствии с утвержденным графиком, который устанавливается директором компании. Этот процесс должен проводиться с соблюдением необходимой документации и с участием ответственных сотрудников.
• Группировка и оформление: Документация должна быть группирована по различным признакам, таким как структура, функциональное назначение, тематика и сроки хранения. Каждый документ должен быть включен в опись дел. В каждом деле может быть только один экземпляр каждого документа. Каждое дело включает документацию одного календарного года.
• Требования к бумажной документации: Дела на бумажных носителях не могут превышать 250 листов и 4 см толщины.
• Условия хранения: Если компания решает хранить документацию самостоятельно, она должна предоставить специальное место, изолированное с постоянной температурой и влажностью. Архивные помещения должны быть оборудованы системами вентиляции и иметь доступ к лифтам или лестницам.
• Доверенное хранение: Компании также могут передать хранение архивной документации сторонним фирмам, специализирующимся на архивном хранении. Это делается через заключение договоров, устанавливающих условия хранения и обязательства сторон.
• Электронная документация: Правила хранения электронных документов имеют свои особенности, которые также стоит учитывать.

Эти изменения направлены на более систематизированный и эффективный процесс управления архивной документацией, что способствует более прозрачному и соблюдающему нормы процессу хранения документов.

Соблюдение правил и процедур хранения электронной документации играет важную роль в эффективной организации рабочего процесса. Вот основные моменты, которые стоит учесть:

Система хранения электронных документов (СХЭД): С сентября 2023 года эффективное хранение электронной документации реализуется через систему хранения электронных документов (СХЭД). Она интегрируется с системой электронного документооборота (ЭДО) вашей компании, обеспечивая бесперебойное взаимодействие.

Обязательные функции СХЭД: СХЭД должна предоставлять несколько обязательных функций, включая создание годовых описей электронных документов, резервное копирование и восстановление архивной электронной документации, а также проверку целостности и наличия вирусов в электронных файлах.

Какую документацию передавать: На архивное хранение следует отправлять только ту электронную документацию, которая имеет постоянное (до ликвидации компании) или длительное (более 10 лет) время хранения. Документы с более короткими сроками хранения можно хранить в отделах компании и уничтожать после истечения срока.

Проверка и безопасность: Перед отправкой в архив, электронная документация проходит тщательную проверку на целостность, отсутствие вредоносных программ и соответствие метаданных. Это гарантирует сохранность и надежность хранимых данных.

Управление ответственностью: Каждая компания должна назначить ответственного за архив, который будет отвечать за хранение, комплектование, учет и использование документации. Этот сотрудник следит за соблюдением всех процедур и политик, связанных с архивом.

Архивные проверки: Документы, отправленные в архив, регулярно проверяются на предмет сохранности и соответствия. Проверка наличия бумажных документов проводится раз в 10 лет, в то время как электронные документы проверяются автоматически каждый год. Внеплановые проверки могут проводиться в случае изменения ответственного за архив, подготовки к передаче в госархив, реорганизации компании или других чрезвычайных обстоятельствах.

Уничтожение документации: Документы, срок хранения которых завершился, подлежат уничтожению. Уничтожение документации документируется актом о выделении к уничтожению, который содержит необходимые сведения об уничтоженных документах.

Соблюдение этих правил и процедур обеспечивает безопасное и эффективное управление электронной документацией, что критически важно для бесперебойной работы вашей компании.