Переход на МЧД с 1 сентября 2023 года

Изначально планировалось, что с сентября 2023 года все компании и индивидуальные предприниматели (ИП) перейдут на использование машиночитаемых доверенностей (МЧД). Однако, в соответствии с Законом от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ, этот срок был перенесен на год вперед. Давайте разберем, кто может воспользоваться этой отсрочкой, а кто уже сейчас должен оформить МЧД.

Что такое МЧД?

Машиночитаемая доверенность (МЧД) представляет собой документ, прикрепляемый к электронным документам, когда они подписываются не директором компании или ИП, а уполномоченным лицом, таким как главный бухгалтер, специалист по госзакупкам и другие. МЧД подтверждает, что это лицо имеет право подписывать документы от имени компании.

Важно знать, что МЧД необходима в тех случаях, когда уполномоченное лицо использует сертификат физического лица, в котором указаны личные данные владельца, но не содержит информации о компании. Однако до сентября 2024 года могут использоваться и другие сертификаты, в которых указываются и личные данные, и информация о компании (они называются «сертификаты сотрудника»). Когда используется такой сертификат, МЧД не требуется.

Как выглядит МЧД?

МЧД создается исключительно в электронном формате и не может быть оформлена на бумаге. Формат МЧД — это электронный файл в формате XML.

Кто нуждается в МЧД?

До конца августа 2023 года подпись под электронными документами можно было ставить четырьмя способами:

1. Директор компании или ИП мог ставить подпись, используя сертификат УКЭП (унифицированной квалифицированной электронной подписи), который мог быть оформлен в удостоверяющем центре ФНС или его агентстве (согласно пункту 1 пункта 1 статьи 17.2 и пункту 1 пункта 1 статьи 17.3 Закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ).
2. Директор компании или ИП мог использовать сертификат, полученный в коммерческом удостоверяющем центре до 31 декабря 2021 года. С сентября 2023 года этот вариант станет недоступным (согласно части 2.7 статьи 3 Закона от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ).
3. Подпись могла ставить уполномоченное лицо, которому дано право заверять электронную документацию вместо директора или ИП. Для этой цели использовался личный сертификат физического лица, оформленный в коммерческом удостоверяющем центре, и к документу прилагалась МЧД.
4. Уполномоченное лицо могло использовать сертификат сотрудника. В этом случае МЧД не требовалась. Ранее считалось, что сертификаты сотрудников будут применяться до конца августа 2023 года. Теперь их можно будет использовать до окончания срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. Электронную подпись в форме сертификата сотрудника можно оформить в коммерческом удостоверяющем центре до 31 августа 2023 года (согласно части 2.7 статьи 3 Закона от 27 декабря 2019 года № 476-ФЗ, в редакции Закона от 4 августа 2023 года № 457-ФЗ).

Изменения в применении МЧД с 2023 года

С начала сентября 2023 года МЧД не требуется уполномоченному представителю, если у него есть сертификат сотрудника. Однако она может потребоваться, если соблюдается одно из двух условий:

1. Завершение срока действия сертификата сотрудника.
2. 31 августа 2024 года.

Чтобы отложить переход на МЧД как можно дольше в рамках закона, важно до конца августа 2023 года оформить сертификат сотрудника в коммерческом удостоверяющем центре, если он еще не оформлен. Если сертификат уже есть, его срок действия следует продлить. С сентября 2023 года будут применяться первый, второй и третий способы, а с сентября 2024 года — только первый и третий.

Следовательно, МЧД потребуется, когда документы от имени организации или ИП подписывает уполномоченный представитель, например, бухгалтер на аутсорсе. Если же руководитель компании или ИП сам подписывает электронную документацию, то МЧД не требуется.

Советы по переходу на МЧД в 2023 году

Переход на МЧД может быть выполнен следующим образом:

1. Обратитесь в коммерческий удостоверяющий центр и оформите электронную подпись физического лица.
2. Создайте МЧД. На данный момент существует несколько форматов МЧД, выбор которых зависит от типа документов, которые вы подписываете. Для обмена документами с бизнес-партнерами (B2B) используется формат 002, в то время как для обмена с государственными органами (B2G) используются форматы, предоставленные этими органами. Существует также единый формат 003, который подходит как для B2B, так и для B2G. Этот формат доступен на портале Госуслуг, хотя не все органы могут его принимать из-за технических ограничений.
3. Подпишите МЧД с помощью УКЭП директора компании или ИП. Помните, что с сентября 2023 года подпись, оформленная в коммерческом удостоверяющем центре, больше не будет действительной.