Результативность поддержки электронного документооборота

Так, в отношении сокращения расходов при выполнении операций с документами, то предприятия достигают данное посредством поддержки электронного документооборота. Как видите, коронавирусная инфекция и переход на удаленный порядок деятельности стало для многих фирм основательной причиной пересмотреть свое отношение к ЭДО. Между тем, немалое число предприятий, дав положительную оценку его потенциалу и превосходствам, успешно пользовались электронным оборотом документов задолго до прихода переломного момента прошлого 2020 года.

Минусы оборота документами на бумажном носителе

Отметим, что крупные организации имеют значительную объемность документации, поэтому обмен нею на бумажном носителе требует больших временных затрат и довольно трудоемкий при обработке. Безусловно такой процесс вызывает ряд неудобств:

• поступление бумаг в малопригодном внешнем виде. Зачастую, процесс доставки и передачи делает их непригодными к употреблению, то есть они становятся грязными, разорванными, влажными. При этом нередко теряются, что приводит к дополнительной подготовке обновленного пакета документов;
• громадный размер трудовых расходов и временных затрат. Кроме того, что документацию необходимо формировать и пересылать, так еще приходится по новому создавать портфели документации в итоге потери либо неправильного создания. Разумеется, данное добавочные затраты, к ним приплюсовываются расходы на обработку входящих документов, скажем, ввод в систему 1С этих бумаг;
• погрешности и недоработки в документации. Документация обрабатываемая вручную, например, ввод в систему, увеличивает опасность возникновения неопределенных данных в результате влияния людского факта;
• наличие финансовых затрат. Оборот документов в бумажном виде приводит к увеличению издержек как на бумагу и конторские приспособы, так и на печатные устройства, и еще на расходы по доставке/отправке документации.

Подбор программы с целью ЭДО

Особенно удачно можно организовать электронный оборот документами применяя программный продукт «1С:Клиент ЭДО». Программа подготовлена на основе функционала «1С:Предприятие 8» и специализирована в интересах формирования и проведения оборота документами в электронном виде.

Если в компании уже используется учетная система для проведения бухгалтерского учета, тогда необходимо провести ее синхронизацию с программой «1С:Клиент ЭДО».

В свою очередь, в начале с целью применения сервиса понадобится приобрести навыки, наловчиться вести работу с локальной документацией, ее взаимообеном с имеющимися отделениями. Естественно, наработанный опыт со временем упростит трудности и облегчит понимание отображения документа в учете и каким образом его принимают в бухгалтерии и налоговых органах.

В отношении подписи на документах, то с такой целью разрешено каждому работнику оформлять электронную подпись ЭЦП.

Возможности работы с ЭДО в результате приобретенного навыка

Можно отметить, что успешно пройдя период наработки навыков в процессе выполнения работы с ЭДО, сотрудники смогут ключевые функции, такие как создание, подпись, отправление, принятие, реализовывать рядом простых нажатий мышки.

Основные способы организации деятельности:

• Формирование исходящей документации. Вводят ее отвечающие персоны, скажем, менеджерами в систему продаж, например, «1С:Управление торговлей» и направляют контрагентам. На базе данных поступивших в «1С:Клиент ЭДО» создается документация, которую надо подписать электронной ЭЦП и передать диспетчеру ЭДО;
• Формирование входящей документации. Контрагент передает документацию, которая зачисляется в «1С:Клиент ЭДО», проходит обработку и перемещается в «1С:Управление торговлей». Далее ее правильность перепроверяет, отвечающий за данную операцию менеджер, и она снова направляется в «1С:Клиент ЭДО» где будет подписана.

Существенно, чтобы контрагент подписал переданную фирмой документацию на протяжении конкретного временного периода и это должно стать нормой. Причем, невыполнение этой операции ведет к закрытию документа в системе и отправке его бумажной версии партнеру. В итоге хозяйствующая персона может сделать вывод каким методом выгоднее выполнять работу с клиентом, другими словами осуществлять оборот документами в электронном либо бумажном варианте.

В случае настройки отчетности посредством сервиса «1С:Клиент», то в ней станет очевидной вся неподписанная документация, имеющая доработки либо отмены. Вдобавок у пользователя есть возможность по данным отчетности провести анализ статуса документации, в особенности когда ее достаточно большое количество

Продуктивность оборота документов в электронной версии

Важно подчеркнуть, что оптимизация затрат труда и времени на проведение повседневных повторяющихся процедур становится одной из ключевых сторон ЭДО. Кроме того, электронный документооборот имеет возможность увеличить темп обрабатывания и пересылки документации. Существенно, что сейчас по ЭДО возможно выполнить формирование документации рядом простых нажатий мышки, а ранее работники затрачивали по нескольку часов.

Прежде существовало требование для каждого работника при выполнении работы с документацией на бумажном носителе осуществлять контроль подписей на ней. В настоящее время, используя ЭДО, подобную функцию возможно доверить единственному работнику, в обязанности которого войдет проверка статуса документации и проведение анализа отчетности по ней. При этом он сможет заниматься пересылкой бумажных документов в тех ситуациях, когда в силу различных обстоятельствам контрагент не имеет возможности применить ЭДО.

Также важно отметить, что использование такого метода значительно увеличивает количество  подписанной документации и одновременно сокращает период  для выполнения подписи бумаг. Возможность применения автоматической рассылки избавляет от систематической прозвонки клиентов и напоминаний им о подписании документов.

Помимо прочего, есть еще одно немаловажное преимущество ЭДО это непрерывный порядок обмена важными документами между партнерами. На практике использовать такую схему довольно элементарно и удобно.

Ключевые достоинства ЭДО по отношению к обороту на бумажном носителе следующие:

1. Снижение объема затрат труда;
2. Практичность сохранности и нахождения документации;
3. Создание документации полностью в основе системы и ее электронная передача;
4. Значительный темп и огромное количество подписанной документации;
5. Сокращение затрат.

Периодически происходят моменты, при которых между ассортиментом товаров поставщика и теми позициями какие в основном применяет фирма возникают несоответствия. В таких ситуациях на помощь приходит сервис «1С:Клиент ЭДО», который автоматически позволяет настраивать сравнение среди позиций ассортимента. С этой целью применяют соответствующее окно документации, для которой надо выполнить сравнение ручным способом. В отношении данной процедуры, то ее совершают единственный раз и далее система выполняет последовательные операции в автоматическом режиме.

Кроме того, значительно сэкономить средства фирме помогает внедрение электронного документооборота, в том числе сокращается расход бумаги, использование принтеров, упрощается пересылка, нет необходимости в услугах курьеров и экономится время работников. Впрочем, существенно легче и дешевле реализовать оборот документами, когда преимущественное число клиентов фирмы использует в операциях с бумагами ЭДО.

Как видите, можно подвести итог, что сервис «1С:Клиент ЭДО» позволяет кардинально снизить затраты на труд сотрудников, повысить эффективность выполнения работ с документацией, сократить экономические издержки, свести к минимуму вероятность возникновения погрешностей, какие присущи обороту документов в бумажном виде.

В том случае, если для работы вам требуются индивидуальные формы или настройки, их можно реализовать с помощью специалистов 1С. Звоните наши эксперты окажут необходимую консультацию!

Несомненно поможем с установкой, настройкой, доработкой и обновлением функционала 1С.