Выполнение контроля за наличием исходных документов, работая с системой 1С-ЭДО

Отметим, что в документации бухгалтерии ручным способом проставляются отметки об ее статусе, например, получена либо подписана. Впрочем, если использовать электронный оборот документации, то тогда состояние электронной и сопряженной с ней иной учетной документации изменяется в автоматическом режиме. Безусловно, такие операции позволяют экономить рабочее время и повышают эффективность труда бухгалтера.

В процессе осуществления пользователем установленных действий с документами, они приобретают различные статусы в электронном обороте документов. Основные из них:

• «Ожидается извещение о получении» представляет собой состояние электронного документа, который направлен партнеру и ожидает его уведомление о зачислении;
• «Ожидается подтверждение» представляет собой состояние электронного документа, который переслан партнеру и получен ним, однако еще не поставил подпись;
• «Требуется утверждение» представляет собой состояние электронного документа, который принят фирмой от партнера, но требуется его утверждение, подписание и доставка.

Положение ЭДО в списке учетной документации

Чтобы направить контрагенту документ в электронном виде, то вначале продавцу надо сформировать исходную документацию и провести ее.  В дальнейшем формируется документ в электронном виде на ее основе и потом ставится подпись ЭЦП.

В свою очередь, в списке документации «Реализация» отображается положение ЭДО в отношении документов контрагентов, с каким подключены настройки ЭДО.

На практике, применяется выбор с целью выполнения контроля первоначальных документов, которые находятся в состоянии не законченной установленной процедуры. Для осуществления такой операции пользователю надо нажать клавишу «Еще» и найти сегмент «Настроить список». Далее, ему нужно с левой стороны в открывшемся окне найти вкладку «Состояние ЭДО» и нажать клавишу «Выбрать».

Когда надо выбрать документацию по продажам, то тогда пользователь добавляет области, обозначенные как «Не равно»:

• «Не начат» положение документа учета, когда по нему не сформирован цифровой аналог;
• «На подписи» положение сформированного цифрового документа, но не заверенного электронной подписью;
• «Завершен» положение цифрового документа, когда соучастники ЭДО осуществили по нему абсолютно все операции;
• «Завершен с исправлением» положение, при котором получив извещение о необходимости более точного определения, соучастники ЭДО произвели размен уточненной документацией;
• «Закрыт принудительно» положение цифрового документа, когда он реквизирован из действующего ЭДО;
• «Аннулирован» положение цифрового документа, когда он удален по обоюдному решению участников взаимообмена.

Во всех случаях, когда документу по продажам присвоено лишь одно из перечисленных состояний ЭДО, то тогда по нему можно не выполнять контроль первички.

Выполнив все дополнения, пользователю остается завершить действия нажатием клавиши «Завершить редактирование».  С целью удобного формирования списка контролируемой документации имеется возможность применять определенные фильтры.

Кроме того, список документации по поступлениям создается подобным способом. После принятия электронной документации от контрагента, покупатель производит проверку документов и ставит свою ЭЦП, выполнив проводки учета.

Вдобавок, для выбора поступившей документации и в этом случае дополняются области с обозначением «Не равно», такие как:

• документ «Завершен»;
• документ «Завершен с исправлением»;
• документ «Аннулирован»;
• документ «Закрыт принудительно».

Положение ЭДО в списке электронной документации

В свою очередь, завершив действия со списком документации в отношении поступлений либо продаж, потребитель переключается на следующую рабочую позицию «Текущие дела ЭДО», где после нажатия клавиши «ЭДО» можно подобрать нужную команду.

Также отметим, что область «Текущие дела ЭДО» представляет собой особую рабочую зону, где потребитель сможет производить действия с цифровой документацией с незаконченным электронным документооборотом. В данной рабочей зоне слева размещен каталог предполагаемых операций, которые осуществляют с документами в электронной версии, справа представлен непосредственно список этой документации. В частности, к ней возможно применять функцию быстрого выбора.

Как правило, если папка раздела «Входящие» содержит необработанную электронную документацию, то данное подразумевает относительно надлежащей учетной документации не законченные действия электронного документооборота. Разумеется, что сотрудник, отвечающий за обрабатывание документации в электронном виде, временами проводить анализ рабочей зоны «Текущие дела ЭДО» и исполнять требуемые процедуры по документации находящейся в разделе «Входящие».

Кроме того, другая папка «На контроле» раздела «Исходящие» вмещает документацию, в отношении которой производят регламентированные операции иные соучастники документооборота, скажем, контрагенты либо специальные операторы ЭДО. В случае когда ответственный работник выявляет в папке «На контроле» документацию пребывающую там продолжительный период, то в его обязанности входит установить связь с партнерами с целью завершения ЭДО. Однако, когда существуют препятствия со стороны контрагента в исполнении требуемых процедур, тогда следует отыскать иной метод сформировать и поставить подпись в исходных документах данной операции.

Как видите, необходимо осуществлять контроль необработанной документации в области «Текущие дела ЭДО» и одновременно постоянно выполнять взаимообмен с партнерами включенными в ЭДО.

Так в отношении электронной документации, то в случае надобности ее можно открыть через сопряженную с ней учетную документации при помощи клавиши «ЭДО» и потом избрать форму «Посмотреть электронный документ».

Между тем, чтобы переключиться в электронную документацию, то возможно использовать полный перечень и при поддержке ссылки «Архив ЭДО» перейти в область «Текущие дела ЭДО».

Поможем с установкой, настройкой, доработкой и обновлением функционала 1С.

Еще остаются нерешенные задачи? Звоните наши эксперты окажут необходимую консультацию!