Затраты работников на дистанционке, какие надо возмещать

Подчеркнем тот факт, что организуя дистанционную деятельность, работодателям приходится сталкиваться с ее особенностями. В частности, когда работники вынуждены применять собственное имущество либо брать его в аренду с целью исполнения прямых производственных обязанностей. В свою очередь, у сотрудников увеличиваются расходы на оплату за электричество, сотовую связь и прочие. Безусловно возникает логический вопрос: как возместить подобные затраты работников на дистанционке?

Режимы дистанционной деятельности

В этом году вступил в силу указ, который определил правила дистанционной деятельности работников. Стало известно, что перемены занесены в гл. 49.1 ТК Российской Федерации. Таким образом правки добавили новшества в прописанные утверждения главы. На базе корректировок обуславливаются взаимоотношения между работниками, трудящимися дистанционно и нанимателем.

Важно отметить, что дистанционная деятельность представляет собой производственные функции, которые ориентированы на исполнение трудовых обязательств сотрудника. При этом персона функционирует за пределами зоны пребывания собственного нанимателя, вдали от места работы и за пределами места, которое находится под контролем нанимателя.

Также важно обратить внимание на то, что подписывая трудовое соглашение либо дополнения к договору, имеется возможность сразу определить распорядок удаленной деятельности. Существуют такие режимы удаленки:

• непрерывный — функционирует на протяжении целого периода трудового соглашения;
• кратковременный — функционирует на протяжении менее одного полугодия;
• периодичный — функционирует комбинированно, то есть деятельность осуществляется попеременно то удаленно, то в офисе.

Так, в отношении трудового соглашения либо дополнительного договора, то данные документы допускается формировать электронным способом. С этой целью наниматель пользуется усиленной квалифицированной электронной подписью ЭЦП, при этом работник также использует ЭЦП как квалифицированную так и неквалифицированную. В тех ситуациях, когда надо расторгнуть производственные отношения, тогда тоже разрешается использование электронной подписи и электронного документа.

Разумеется у работника есть право на обращение к нанимателю в письменной форме, чтобы получить в бумажном виде экземпляр рабочего соглашения, либо ксерокопии важных документов, сопряженных с производственными функциями в соответствии со ст. 62 ТК Российской Федерации. Кроме того, данные документы могут быть в электронном варианте либо на бумажном носителе. В свою очередь, наниматель должен выдать документы на руки работнику в трехдневный срок после его обращения.

Отличия дистанционной деятельности от работы на дому 

В настоящее время работа на дому представляет собой деятельность, которую исполняет работник в районе проживания. Между тем, родственники имеют возможность участвовать в подобной деятельности, однако они не заключают с нанимателем трудовой договор. Зачастую, показатель подобной деятельности нередко подразумевается как материальный. Вдобавок, распорядок труда на дому урегулирован гл. 49 ТК Российской Федерации.

Выполнение дистанционной работы не привязано к месту жительства. Особенно удобно то, что работать удаленно возможно на каждом участке, однако, непременно за пределами зоны пребывания нанимателя и вдали от постоянного места труда. Для осуществления удаленной деятельности используют средства коммуникации также информационно-технологическую связь. На практике эти технологии применяют с целью прямой взаимосвязи нанимателя с удаленщиками и контроля исполнения задач. Как правило, показатель дистанционного функционирования представляет собой механизм умственной работы либо не вещественный продукт, к примеру, консультирование, исследование данных, подотчет и прочее.

Немаловажно! Требуется особенная бдительность в случае оформления подобной деятельности, так как в ее интересах используют всевозможные законодательные принципы трудового права.

Причины перевода на дистанционную деятельность

Подчеркнем, что личная инициатива нанимателя не дает ему право выполнять перевод работников на удаленку в следующих ситуациях:

• надлежащее постановление не было принято госслужащими либо местными органами саморегулирования;
• настоящий процесс не сопряжен с жизненной опасностью либо острыми обстоятельствами жизни народонаселения, такими как экстремальные случаи, различные катастрофы, пандемии.

В частности, одно из ключевых требований рабочего соглашения подразумевает именно конкретное место труда. Вдобавок, поменять это место возможно посредством оформления личного письменного одобрения сотрудника.

Так, в отношении места работы в рабочем соглашении, то имеется возможность его заменить пользуясь инициативностью нанимателя, но лишь в тех моментах, которые перечислены ранее или же когда меняются координационные либо технические обстоятельства труда.

Во всех случаях, когда происходит перевод на дистанционку, связанный с опасностью для жизни либо особыми обстоятельствами, то тогда нанимателю необходимо создать локальный акт, содержащий соответствующие сведения:

• предпосылки также период перехода на дистанционку;
• список сотрудников, какие на время переходят;
• распорядок формирования работы сотрудников на дистанционке;
• принципы предоставления им средств, обеспечивающих удаленную деятельность.

В свою очередь, если предпосылкой для перехода на дистанционку стали перемены координационных либо технических обстоятельств труда, то нанимателю необходимо уведомить сотрудника о предстоящих изменениях заранее, но не позже двух месяцев. Кроме того, извещение обязательно создается в письменной форме, с отображением факторов перехода на дистанционную работу. В случае, когда сотрудник не согласен с таким переводом, то наниматель рекомендует иную незанятую вакансию. Однако, когда вакансия отсутствует либо сотрудник не желает переходить на новую должность, тогда наниматель может разорвать рабочее соглашение в соответствии с п.7 ч. 1 ст. 77 ТК России.

Внимание! В соответствии со ст. 5.27 КоАП Российской Федерации нанимателя имеют право привлечь к административным санкциям в том случае, когда он переведет работника на удаленную деятельность согласно обстоятельств, ранее не указанным.

Оформление дистанционной работы

Также важно отметить, что осуществляя перевод работников на удаленку, нанимателю необходимо установить способ исполнения персоналом личных рабочих обязательств. С такой целью оформляется дополнительный договор к существующему рабочему соглашению. Разумеется, что сотрудника надо уведомить о нем, заверив согласие росписью.

При составлении трудового соглашения либо дополнительного договора в него возможно ввести основные требования работы на удаленке:

• порядок трудового дня;
• заработная плата;
• длительность и цикличность исполнения проф обязательств;
• обстоятельства и порядок привоза дистанционщика в офисный центр с целью исполнения функций на месте компании;
• инструмент подачи итогов выполненного труда и отчеты по нему.

Между тем, сотрудник, работающий дистанционно имеет право сам устанавливать свой порядок трудового периода также время для отдыха, когда нет другой отметки в соглашении. В отношении требований к деятельности на удаленке, то данный факт не способствует уменьшению оплаты труда. Безусловно, временные рамки деятельности и зарплата обуславливаются наравне работе персонала в кабинете.

В частности, работнику трудящемуся на дистанционной форме, предоставляют отпуск в едином режиме, в случае когда ему приходится работать так непрерывно. Однако, когда он работает частично удаленно, а частично в офисе, то тогда период отпуска определяется согласно правилам гл. 19 ТК России.

Также подчеркнем, что момент когда работнику на дистанционке приходится контактировать с нанимателем, вводится в его трудовой период. К примеру, то время когда работники фирмы выходят на связь с удаленщиком совпадает с временем его перерыва, тогда такой отрезок времени надо вводить в рабочий период.

Важно! Сотрудник, работая дистанционно, обязан подчиняться всем нормативам и принципам прописанным в законах о труде.

Поможем настроить дистанционную деятельность Вашим работникам на протяжении дня

• Подготовим дистанционный допуск к системе 1С;
• Предоставим системные программы и необходимые сервисы для дистанционного функционирования;
• Присоединимся дистанционно либо выедем в ваш офис.

Осуществление перевода на дистанционную деятельность 

Чтобы исполнять свои рабочие обязательства дистанционно, то работник обязан иметь в наличии требуемые механизмы и оснащение. В состав которых входят компьютеры, системные ресурсы, сотовая связь, сеть Интернета, расходуемый материал, канцтовары. С целью снабдить работника абсолютно всем потребным используют один из двух методов:

1. наниматель лично выдает работнику требуемые вещи либо приобретает предметы и предоставляет ему. Причем тех ресурсы пребывают у компании на балансе. Кроме того немаловажно письменно зафиксировать правила и способ предоставления средств, установить принципы осуществления контроля;
2. сотрудник применяет индивидуальную собственность, то есть личное имущество. В таком случае наниматель не гарантирует целостность подобных инструментов и не совершает контролирование их применения.

Разумеется, функционируя дистанционно, работник имеет возможность использовать персональный компьютер, однако первоначально необходимо проинформировать нанимателя и получить его согласие. В случае когда сторонники урегулировали поставленный вопрос и получено одобрение, тогда фирма обязана возместить затраты на употребление личной собственности дистанционным сотрудником.

В отношении оплаты по возмещению расходов сотрудника, то их осуществляют в соответствии с колдоговором либо рабочим соглашением, кроме того с дополнительным договором к рабочему соглашению либо внутренний нормативный документ. При этом в документации надо обозначить перечень собственности сотрудника, которую он применяет с целью исполнения своих функций. Вдобавок необходимо в обязательном порядке объем компенсационных выплат. Компенсацию устанавливают по схеме расчетов, например, на базе средств амортизации оснащения, либо как вариант зафиксированных денежной суммы.

Обратите внимание, что закон не предусматривает лимитов по данным мотивам.

Не практике встречается в документации, что компенсацию отмечают двумя суммами:

• одна сумма — когда сотрудник пользуется собственностью нанимателя. Разумеется, что данная выплата не представляет собой возмещение расходов за оснащение, какое не считается имуществом сотрудника, но это доплата за добавочные затраты в виде электричества, связи, сети Интернета;
• другая сумма — когда сотрудник пользуется личной собственностью, что приводит к добавленным затратам.

В свою очередь, когда создается документация, то в ней надо учитывать время уплаты относительно возмещения затрат сотруднику. Существенно не упустить этот срок и возместить расходы своевременно, иначе на нанимателя наложат штрафные санкции в объеме 1/150 тарифа ЦБ Российской Федерации с неоплаченного долга за ежедневную задержку выплаты в соответствии со ст. 236 ТК России.

Кроме того, в отношении суммы компенсации, то ее требуется дублировать в дополнительном договоре с любым сотрудником или со сноской на раздел Правил местного рабочего регламента. Данная процедура выполняется в интересах исключения прецедентов с персоналом также с муниципалитетами.

Вдобавок, следует предвидеть те условия, которые способны уменьшить выплату компенсации. Например, в тех случаях, когда сотрудник находился в отпуске либо на больничном, а выплата определена зафиксированным размером, тогда наниматель имеет возможность уплатить всего лишь 50% от положенной суммы. Однако, такое требование необходимо непременно определить в документации.

Важно! С целью поддержания оптимальных взаимоотношений персонала с сотрудниками бухгалтерии по вопросам кадров разработан сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Подключившись к персональному кабинету посредством сети интернета, работники сумеют приобрести зарплатные листы расчета, выписку формы 2-НДФЛ и иную документацию. Помимо прочего у работника есть возможность передать обращение для предоставления отпуска, предупредить о временном отсутствии, направить предварительную отчетность, электронный лист нетрудоспособности.

Компенсация затрат работнику

В целях погашения дополнительных затрат, которые появляются работника трудящегося удаленно, необходимо учитывать ряд факторов:

Совершение обложения пошлиной затрат

Отметим, что согласно принципам трудового закона наниматель должен возместить работнику употребление личной собственности в целях трудовой деятельности. В частности, правила погашения расходов указываются в рабочем соглашении либо доп договоре к данному. Размер возмещенной выплаты наниматель имеет право учитывать в совокупных расходах на зарплату в соответствии с п. 25 ст. 255 НК России.

В настоящее время, на основании п. 49 п. 1 ст. 264 НК Российской Федерации Минфином дозволяется, чтобы подобное возмещение учитывалось в совокупности с прочими затратами.

Так как компенсация не считается финансовой прибылью сотрудника, то с нее не вычитается НДФЛ и кроме того ее не обкладывают страх вкладами. Однако, с целью использования аналогичных общепризнанных мерок НК, нанимателю требуется удостоверить рациональность реализованных затрат, кроме того обосновать связь данных расходов с исполнением сотрудником его производственных обязательств.

Немаловажно, в подобных интересах побеспокоится про документы, которые смогут подтвердить целесообразность расходов, вдобавок тщательным образом утвердить необходимые требования дистанционной деятельности в рабочем соглашении и доп договоре. Минфин своими Письмами от 06.11.2020 года № 03-04-06/96913, от 04.02.2020 года № 03-03-06/6672, также ФНС своим Письмом от 12.02.2021 года № СД-4-11/1705 вновь напомнили вышеперечисленную информацию.

Также важно подчеркнуть, что в случае неисполнения этих предписаний весьма вероятны проблемные обстоятельства и выяснения с ведущими контроль госорганами, кроме того излишние опасности и экономические издержки.

В том случае, если для работы вам требуются индивидуальные формы или настройки, их можно реализовать с помощью специалистов 1С. Звоните наши эксперты окажут необходимую консультацию!

Поможем с установкой, настройкой, доработкой и обновлением функционала 1С.